DATA BASE SISWA
HASIL PENGOLAHAN DARI GOOGLE FORM
Melanjutkan postingan sebelumnya tentang Buku Pribadi Siswa, dimana pada bagian pertama kita bahas tentang Buku Catatan Pribadi Siswa, kali ini kita akan membahas tentang alternatif lain dari Buku Catatan Pribadi Siswa, yaitu dengan memanfaatkan IT, utamanaya akan kita bahas cara mengolah data dari Google Form untuk menjadi Data Base Siswa. Meskipun sebenarnya banyak aplikasi lain selain Google Form.
Kelebihan dari cara ini dbanding dengan buku antara lain :
1. Google Form mudah dipelajari dan dilakukan oleh siapa saja
2. Lebih praktis dan efisien
3. Lebih hemat karena minim biaya ( data tidak wajib di cetak )
4. Data bisa di bawa ke mana saja
5. Tidak memerlukan tempat penyimpanan khusus yang menyita ruang. Karena bisa di simpan dalam flash disk.
6. Siap digunakan kapan saja dan dimana saja
7. Up date data dapat dilakukan setiap waktu
8. Bisa digabungkan dengan data - data yang lain
9. Tidak perlu input data, cukup mengolahnya saja.
10. Dan masih banyak lagi
Baik, kali ini kita akan belajar mengolah hasil Respon dari Google Form menjadi sebuah aplikasi sederhana. Dasar pembuatan aplikasi ini masih sama dengan posting Cara Membuat Aplikasi Sederhana dengan Ms. Excel sebelumnya. Sehingga langkah dan rumusnya mirip dengan postingan tersebut.
Saya berasumsi bahwa bapak / ibu / saudara semua sudah menguasai cara pembuatan angket dengan menggunakan Google Form. Sehingga akan kita mulai dari pengambilan data dari RESPON yang ada di Google Form tersebut. Data saya ambil dari format form Google Form yang berasal dari posting Buku Pribadi Siswa bagian 1 yaitu dari link : http://gg.gg/bukupribadisiswa8b
Langkah - Langkahnya :
Seperti biasa di awali dengan membuat konsep / desain cetak terlebih dahulu, bisa ditulis tangan atau di komputer. Misalnya kita desain seperti di bawah ini :
Kemudian :
1. Buka Google Form
2. Buka Respon
3. Buka Laporan
4. Download dengan format Excel
sehingga kita peroleh data seperti di bawah ini :
5. Kita modifikasi data tersebut dengan cara mengganti kolom Timestamp (kolom A) menjadi Nomor Absen. Kita hapus data pada kolom A, kemudian ubah format selnya pada Number menjadi GENERAL
Caranya :
a. Hapus semua data pada kolom A
b. Blok kolom A
c. klik kanan mouse, sehingga muncul menu berikut ini :
d. Pilih Format Cells
e. Muncul menu berikut ini :
f. Pilih General, kemudian OK
g. Urutkan nama sesuai abjad, caranya : blok kolom nama > Pilih tab "Data" > Pilih "Sort yang A - Z" > Expand the selection > Sort
Perhatikan gambar di bawah ini :
h. Isi Nomor urut
1. Hasilnya seperti di bawah ini :
j. Kita sudah mendapatkan data pribadi siswa yang lengkap, tanpa harus bersusah payah meng_input data / menulis data di buku catatan ( Buku Pribadi Siswa ).
Tetapi data ini terlihat kurang praktis dan memuat semua data siswa. Yang kita inginkan adalah membuat laporan data per siswa secara lengkap, seperti desain di awal. Untuk itu kita lanjutkan langkah kita .
6. Ubah nama sheet Form Responses 1 menjadi sheet Data
7. Buat satu sheet lagi untuk Laporan Data, misal kita beri nama Data Base
( Langkah berikutnya adalah langkah yang paling penting dalam menyusun laporan Data Siswa )
8. Pada sheet Data Base akan kita isi dengan format cetak ( laporan ) dengan posisi vertikal, seperti yang sudah kita rencanakan sebelumnya ( di awal ). Seperti gambar di bawah ini :
Tetapi data yang kita peroleh dari Google Form dengan posisi horizontal seperti di bawah ini :
Sehingga harus kita sesuaikan, caranya :
a. Blok baris judul ( yang berisi NO, NAMA, JENIS KELAMIN ....dst). Perhatikan gambar di bawah yang berwarna biru.
b. Salin / Copy
c. Buka sheet Data Base
d. Pilih tombol Paste
e. Pilih tombol Paste Special, akan muncul menu berikutnya
f. Beri tanda cek pada Transpose
g. OK
h. Hasilnya akan menjadi urutan data verikal seperti ini :
i. Desain data untuk laporan sesuai dengan selera. Atur ukuran kertas.
9. Mengisi Form dengan Rumus
Caranya :
1. Tentukan tempat sel Referensi sebagai patokan, misalnya di sel G7
2. Kita isi sel G7 dengan angka 1, seperti gambar di bawah ini :
3. Tempatkan kursor di sel D5 untuk mengisi rumus No
4. Isikan pada sel D5 rumus : =VLOOKUP($G$7;Data!$A$3:$AS$100;1)
( Penjelasan tentang maksud rumus tersebut sudah saya jelaskan pada posting sebelumnya )
Perhatikan gambar di bawah ini :
5. Lakukan hal yang sama untuk baris berikutnya, cukup sel D5 di copy kemudian di tempatkan (Paste) pada sel di bawahnya . Ubah angka 1 di akhir rumus dengan angka 2 untuk NAMA, angka 3 untuk JENIS KELAMIN dan seterusnya sampai selesai ). Perhatikan gambar di bawah ini :
Rumus untuk data NAMA
Rumus untuk JENIS KELAMIN
10. Buat tombol untuk mengendalikan perpindahan data siswa dan tombol CETAK
( Jika tidak menggunakan TOMBOL CETAK, cara pencetakan mengikuti perintah yang terdapat pada MS. Excel, cetak hanya halaman 1 saja. Jangan lupa atur ukuran kertas dan marginnya ).
11. Selesai
12. Test tombol pengatur data ( maju dan mundur ) dan juga tombol cetak. Apabila ada kesalahan cek kembali rumus pada sel tersebut.
13. Aplikai sudah jadi.
14. Ingin lebih cantik tampilannya ? Silahkan berkreasi sesuai dengan keinginan anda.
Mudah bukan ?
Apabila di cetak hanya memerlukan satu lembar kertas ukuran F4.
Demikian tutorial cara mengolah data dari Google Form menjadi Aplikasi Data Base Siswa.
Semoga Bermanfaat.
Berikut ini contoh aplikasi Data Base Siswa yang sudah jadi dengan sedikit modifikasi. Silahkan di download !
( Catatan : untuk dapat menggunakan aplikasi ini, Format pada google form harus sama dengan format yang ada dalam aplikasi. Tinggal COPY-PASTE pada sheet DATA.)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Komentar anda & Balasan saya